عقدت جمعية العوامية الخيرية للخدمات الاجتماعية جلستها العمومية غير العادية الثانية والعادية الأولى للدورة الممتدة من 2021 إلى 2025م مساء يوم الثلاثاء 25 ربيع الأول 1445هـ الموافق 10 أكتوبر 2023م في صالة الحوراء التابعة لخيرية العوامية.
وبدأت الجلسة بتلاوة آيات من الذكر الحكيم تلاها القارئ مصطفى بن علي الفرج، أعقب ذلك كلمة لرئيس مجلس الإدارة المهندس حسن بن عبد الله آل لباد رحّب فيها بأعضاء الجمعية العمومية وتضمّنت اقتراحه بتكوين مجلس استشاري للجمعية العمومية يهدف إلى زيادة حلقات التواصل بين أعضاء الجمعية العمومية ومجلس الإدارة لطرح المستجدات من قبل المجلس وكذلك الاستماع إلى صوت الجمعية العمومية والتباحث والتشاور في كل ما يهم ويخص الجمعية، على أن يُعقد اللقاء كل ثلاثة أشهر عن طريق دعوات خاصة لجميع أعضاء الجمعية العمومية.
وأعقب ذلك كلمة لنائب رئيس مجلس الإدارة ناجي بن وهب الفرج الذي تحدث فيها عن إقرار اللائحة الأساسية للجمعية بما يتوافق مع متطلبات المركز الوطني للقطاع غير الربحي والتقارير المالية للأعوام الماضية والتي نشرت مسبقًا في الموقع الإلكتروني ليطّلع عليها أعضاء الجمعية العمومية كافة.
وعرض المشرف المالي موسى بن جعفر آل نمر التقارير المالية لميزانيات الأعوام 2020 و2021 و2022م والتي تضمنت مصروفات وإيرادات اللجان الاجتماعية والإدارية، كذلك تم عرض الخطة التشغيلية لعام 2023م.
ومن جهته، قدّم المدير التنفيذي بالجمعية بدر بن علي آل سعيد عرضًا لأهم الإنجازات الإدارية والمالية والإعلامية خلال الفترة المنصرمة، حيث نوّه بأنه تم تفعيل النظام المحاسبي الجديد، والعمل على إنهاء الميزانيات المتخلفة للسنوات السابقة 2020، 2021، وإنهاء ميزانية 2022م في مدة لا تتجاوز الشهرين، كما تم وضع أسس وضوابط وقاعدة مالية متينة تضمن سرعة وجودة الأداء.
ومن جهة أخرى نوّه آل سعيد بأنه تم تحديث وتعديل السياسات والإجراءات الخاصة بالحوكمة بما يتوافق مع متطلبات المركز الوطني للقطاع غير الربحي، وتم فتح حسابات للجمعية في المنصّات الرسمية الرئيسة، كما تمت إعادة هيكلة نظام الموارد البشرية بالجمعية بما يتوافق مع أنظمة العمل السارية بالمملكة، حيث تم اعتماد لائحة تنظيم العمل، وتأسيس نظام تقييم الأداء الوظيفي، وإلحاق الموظفين بدورات تدريبية لتطوير مهاراتهم الوظيفية، وتوظيف واستقطاب الكفاءات، وإصدار تأمين طبي لموظفي الجمعية، وسداد جميع المبالغ المتخلفة للتأمينات الاجتماعية.
ومن الناحية الإعلامية أشار آل سعيد إلى أن خيرية العوامية كانت أول جمعية في المنطقة تُطلق تطبيقها الإلكتروني للجوالات وثاني جمعية تفعّل متجر التبرع الإلكتروني، مشيدًا بجهود اللجنة الإعلامية من خلال تعاونهم مع اللجنة المالية بإصدار التقارير الشهرية والربعية وتصميمها في قوالب سهلة ومنظمة، وكذلك اهتمامهم بنشر الأخبار الاجتماعية بتصاميم مميزة.
وعرض بعدها عضو مجلس الإدارة عبد الهادي بن علي البناوي مشروعات ومنجزات اللجان الاجتماعية وخططها التشغيلية، حيث تطرق لأرقام المساعدات الخاصة باللجنة الاجتماعية وكافل اليتيم ومشروعات التعليم والمنح الدراسية للعامين 2021 و2022م، وأرقام وحدة التبرع بالدم للعام 2022م والنصف الأول للعام 2033م، كما أشاد بالشراكات التعليمية والصحية التي وقعتها الجمعية خلال الفترة الماضية مع العديد من الجهات الحكومية والخاصة.
وتلا ذلك عرض شامل للمباني الإدارية والتعليمية والسكنية من قبل عضوي مجلس الإدارة المحامي هشام بن جعفر الفرج، وحسن بن علي آل مطر، والمهندس أحمد بن حسن الفرج حيث ذكر المحامي هشام الفرج أنه سيتم تأسيس لجنة استشارية مختصة للمباني الثلاثة تكون مهامها التخطيط والإشراف على المباني، كما نوّه بأن المبنى الإداري يتكون من 3 طوابق ونصف بالإضافة لطابق إضافي للمواقف، ويحتوي على مكاتب الإدارة ومساحات مفتوحة للاستفادة منها لاحقًا لإقامة العديد من الانشطة.
من جهته، أشار حسن بن علي آل مطر إلى أن الهدف من مشروع المبنى التعليمي هو توفير خدمات تعليمية وترفيهية وضيافة متكاملة للأطفال من سن ثلاث سنوات حتى الـ10 سنوات، مضيفًا بأنه يحوي العديد من المرافق والفصول الدراسية وصالات ترفيهية ومكتبة متكاملة للطفل. كما قام المهندس أحمد بن حسن الفرج بعرض مخططات وشرح تفاصيل المبني من الناحية الفنية والهندسية.
وأدار المنظمون بعد ذلك جلسة حوار ونقاش عن مجمل أعمال وأنشطة الجمعية والاستماع لاقتراحات أعضاء الجمعية العمومية.
يذكر أن لجنة الفرز قامت بتفعيل رابط التصويت على بنود الجلسة العمومية وإرساله لجميع أعضاء الجمعية العمومية عبر الرسائل النصية، حيث قام أعضاء الجمعية العمومية بالتصويت على بنود الجلسة إلكترونيًا، كما قامت اللجنة بفرز الأصوات إلكترونيًا وعرضها مباشرة على الأعضاء.
واختتم اللقاء بتوجيه مجلس إدارة جمعية العوامية الخيرية جزيل الشكر والعرفان لأعضاء الجمعية العمومية سواءً من حضر أو شارك عن بعد، ولكل اللجان العاملة التي أسهمت في إتمام وترتيب أعمال الجلسة.
وبدأت الجلسة بتلاوة آيات من الذكر الحكيم تلاها القارئ مصطفى بن علي الفرج، أعقب ذلك كلمة لرئيس مجلس الإدارة المهندس حسن بن عبد الله آل لباد رحّب فيها بأعضاء الجمعية العمومية وتضمّنت اقتراحه بتكوين مجلس استشاري للجمعية العمومية يهدف إلى زيادة حلقات التواصل بين أعضاء الجمعية العمومية ومجلس الإدارة لطرح المستجدات من قبل المجلس وكذلك الاستماع إلى صوت الجمعية العمومية والتباحث والتشاور في كل ما يهم ويخص الجمعية، على أن يُعقد اللقاء كل ثلاثة أشهر عن طريق دعوات خاصة لجميع أعضاء الجمعية العمومية.
وأعقب ذلك كلمة لنائب رئيس مجلس الإدارة ناجي بن وهب الفرج الذي تحدث فيها عن إقرار اللائحة الأساسية للجمعية بما يتوافق مع متطلبات المركز الوطني للقطاع غير الربحي والتقارير المالية للأعوام الماضية والتي نشرت مسبقًا في الموقع الإلكتروني ليطّلع عليها أعضاء الجمعية العمومية كافة.
وعرض المشرف المالي موسى بن جعفر آل نمر التقارير المالية لميزانيات الأعوام 2020 و2021 و2022م والتي تضمنت مصروفات وإيرادات اللجان الاجتماعية والإدارية، كذلك تم عرض الخطة التشغيلية لعام 2023م.
ومن جهته، قدّم المدير التنفيذي بالجمعية بدر بن علي آل سعيد عرضًا لأهم الإنجازات الإدارية والمالية والإعلامية خلال الفترة المنصرمة، حيث نوّه بأنه تم تفعيل النظام المحاسبي الجديد، والعمل على إنهاء الميزانيات المتخلفة للسنوات السابقة 2020، 2021، وإنهاء ميزانية 2022م في مدة لا تتجاوز الشهرين، كما تم وضع أسس وضوابط وقاعدة مالية متينة تضمن سرعة وجودة الأداء.
ومن جهة أخرى نوّه آل سعيد بأنه تم تحديث وتعديل السياسات والإجراءات الخاصة بالحوكمة بما يتوافق مع متطلبات المركز الوطني للقطاع غير الربحي، وتم فتح حسابات للجمعية في المنصّات الرسمية الرئيسة، كما تمت إعادة هيكلة نظام الموارد البشرية بالجمعية بما يتوافق مع أنظمة العمل السارية بالمملكة، حيث تم اعتماد لائحة تنظيم العمل، وتأسيس نظام تقييم الأداء الوظيفي، وإلحاق الموظفين بدورات تدريبية لتطوير مهاراتهم الوظيفية، وتوظيف واستقطاب الكفاءات، وإصدار تأمين طبي لموظفي الجمعية، وسداد جميع المبالغ المتخلفة للتأمينات الاجتماعية.
ومن الناحية الإعلامية أشار آل سعيد إلى أن خيرية العوامية كانت أول جمعية في المنطقة تُطلق تطبيقها الإلكتروني للجوالات وثاني جمعية تفعّل متجر التبرع الإلكتروني، مشيدًا بجهود اللجنة الإعلامية من خلال تعاونهم مع اللجنة المالية بإصدار التقارير الشهرية والربعية وتصميمها في قوالب سهلة ومنظمة، وكذلك اهتمامهم بنشر الأخبار الاجتماعية بتصاميم مميزة.
وعرض بعدها عضو مجلس الإدارة عبد الهادي بن علي البناوي مشروعات ومنجزات اللجان الاجتماعية وخططها التشغيلية، حيث تطرق لأرقام المساعدات الخاصة باللجنة الاجتماعية وكافل اليتيم ومشروعات التعليم والمنح الدراسية للعامين 2021 و2022م، وأرقام وحدة التبرع بالدم للعام 2022م والنصف الأول للعام 2033م، كما أشاد بالشراكات التعليمية والصحية التي وقعتها الجمعية خلال الفترة الماضية مع العديد من الجهات الحكومية والخاصة.
وتلا ذلك عرض شامل للمباني الإدارية والتعليمية والسكنية من قبل عضوي مجلس الإدارة المحامي هشام بن جعفر الفرج، وحسن بن علي آل مطر، والمهندس أحمد بن حسن الفرج حيث ذكر المحامي هشام الفرج أنه سيتم تأسيس لجنة استشارية مختصة للمباني الثلاثة تكون مهامها التخطيط والإشراف على المباني، كما نوّه بأن المبنى الإداري يتكون من 3 طوابق ونصف بالإضافة لطابق إضافي للمواقف، ويحتوي على مكاتب الإدارة ومساحات مفتوحة للاستفادة منها لاحقًا لإقامة العديد من الانشطة.
من جهته، أشار حسن بن علي آل مطر إلى أن الهدف من مشروع المبنى التعليمي هو توفير خدمات تعليمية وترفيهية وضيافة متكاملة للأطفال من سن ثلاث سنوات حتى الـ10 سنوات، مضيفًا بأنه يحوي العديد من المرافق والفصول الدراسية وصالات ترفيهية ومكتبة متكاملة للطفل. كما قام المهندس أحمد بن حسن الفرج بعرض مخططات وشرح تفاصيل المبني من الناحية الفنية والهندسية.
وأدار المنظمون بعد ذلك جلسة حوار ونقاش عن مجمل أعمال وأنشطة الجمعية والاستماع لاقتراحات أعضاء الجمعية العمومية.
يذكر أن لجنة الفرز قامت بتفعيل رابط التصويت على بنود الجلسة العمومية وإرساله لجميع أعضاء الجمعية العمومية عبر الرسائل النصية، حيث قام أعضاء الجمعية العمومية بالتصويت على بنود الجلسة إلكترونيًا، كما قامت اللجنة بفرز الأصوات إلكترونيًا وعرضها مباشرة على الأعضاء.
واختتم اللقاء بتوجيه مجلس إدارة جمعية العوامية الخيرية جزيل الشكر والعرفان لأعضاء الجمعية العمومية سواءً من حضر أو شارك عن بعد، ولكل اللجان العاملة التي أسهمت في إتمام وترتيب أعمال الجلسة.
