ذكرت المدربة عائشة مرشود الحربي أن السكرتارية تعتمد على القيام بالعديد من الوظائف المهمة في بيئة العمل، ومهارات يتعلمها السكرتير من؛ معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية، وإعداد وصياغة المراسلات، وتنفيذ إجراءات الصادر والوارد، وكيفية تداول المراسلات الداخلية، إضافةً إلى مهارة استخدام الأجهزة المكتبية الخاصة بالاتصالات، ومعرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الشفوية، والتي تشمل تنظيم الاتصالات الهاتفية الخاصة بمكتب الرئيس.
جاء ذلك خلال المحاضرة التي نظمتها لجنة التنمية الاجتماعية الأهلية بالأوجام، تحت عنوان “مهارات السكرتارية الحديثة وإدارة المكاتب”، يوم الخميس 29 يوليو 2021م، عبر منصة “زووم”، وبحضور 1000 متدرب ومتدربة.
وهدفت إلى تعليم العديد من المهارات التي تمكن السكرتير من أداء عمله في السكرتارية وإدارة المكاتب بكفاءة وتميز، والتركيز على آليات السكرتارية الإلكترونية، والتواصل الفعال، وإدارة الوقت وحفظ المعلومات بطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة، وكذلك التعرف على قواعد السلوك الجيد في التعامل مع القيادات والمرؤوسين والمراجعين.
وبينت “الحربي” أن السكرتير موظف يقوم بمساعدة رئيسه في حفظ أسراره وترتيب أعماله وتسجيل معلوماته وتنظيم وقته بشكل دقيق بسهولة ويسر، مشيرةً إلى أن السكرتارية تعمل على إعفاء المديرين من شغل أوقات فراغهم في الأعمال الروتينية الخاصة بالخدمات المكتبية، والعمل على سرعة انسياب العمل المكتبي، وتمدهم بالبيانات والمعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات.
وأكدت أن تحقيق الأهداف المرجوة من أي اجتماع يتوقف على مقدار الجهود المبذولة للإعداد للاجتماع، وتسجيل ما يدور خلاله، وإثبات قراراته وتوصياته للجهات المعنية، وهي مهام يمكن أن تقوم بها السكرتارية فيعتمد عليها المدير في ذلك، ويعتبرها عنصرًا فعالًا وخيريًا في نجاح الاجتماع وتحقيق الغرض منه، إضافةً إلى حجز قاعة الاجتماعات ومواصفاتها، وإرسال الدعوات ومعرفة مواصفات دعوات الاجتماعات.
وتناولت “الحربي” الصفات الشخصية الواجب توافرها في السكرتير ومنها؛ الأمانة في الأسرار، والالتزام بمواعيد العمل، وهدوء الأعصاب والمرونة في التفكير وقوة الذاكرة، لافتةً إلى أهمية قوة الشخصية وحسن التصرف، وكذلك الإخلاص للرئيس، وحسن المظهر والهندام، والطلاقة في التعبير، وحسن الاستماع.
وأوضحت أنه يلزم السكرتير أن يكون حاصلًا على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية، وسعة الاطلاع على ما يجد في مجال عمله، ومعرفة أنظمة وقوانين المؤسسة، منوهةً إلى دور السكرتير في تنظيم الزيارات بمواعيد محددة مقدمًا، وعدم دخول الزائر قبل إبلاغ المدير.
وتطرقت إلى الصفات العملية للسكرتير والتي عليه أن يلم بها من؛ الطباعة والإملاء والنسخ والتصوير، واستعمال الهاتف والأجهزة الأخرى، ومعالجة المعلومات ومهارات الاتصالات، مشيرةً إلى أن إدارة وتنظيم المكاتب وتعلم الأسلوب السليم على الكمبيوتر ومعرفة اختصاصات الإدارات التي يشرف عليها الرئيس من المهارات التي يتعلمها السكرتير.
وتابعت: “كذلك معرفة كيفية إدارة المكاتب واللغات الأجنبية، والحفظ والتصنيف، وتعلم علم النفس والعلاقات الإنسانية”.
واختتمت “الحربي” المحاضرة بالتعريف بالحاجات الذاتية للسكرتير من؛ حاجات مادية والحاجة إلى الشعور بالأمان، والحاجات الاجتماعية والحاجة إلى الشعور بالتقدير، مؤكدةً أن الحاجة لتحقيق الذات تأتي في المستوى الأعلى من الحاجات، حيثُ تتمثل في كفاح الأفراد من أجلِ الوصولِ إلى أرقى المستوياتِ المهنيةِ من خلال مهاراتِهِم وتوسيع مداركِهِم والعملِ على مواكبة التكنولوجيا الحديثة، وهذا العنصر يختلف من فردٍ لآخر حسب الإمكاناتِ والاستعدادِ الشخصِيّ.
