استكمل مركز المعلومات والحاسب الآلي ببلدية محافظة القطيف عملية ربط كافة البلديات والمكاتب الفرعية بالبلدية لتكون مرتبطة داخلياَ بشبكه واحدة، بحيث يكون المركز الرئيسي.
وأوضح مدير مركز المعلومات ببلدية محافظة القطيف خالد الخليفة أن إدارة مركز المعلومات والحاسب الآلي أكملت تجهيز غرفة خوادم مركزيه كاملة ببلدية القطيف، تضم أحدث الأجهزة ووسائل الاتصال لتحقيق كفاءة عالية ولضمان عدم توقف الخدمات المقدمة داخل وخارج البلدية، مبيناً أن إدارة الحاسب الآلي قامت بتفعيل 21 نظاماً بالبلدية والبلديات المرتبطة (سيهات – صفوى – تاروت – عنك – القديح) والمكاتب الخدمية وترابط جميع الأنظمة وتغطية جميع أعمال البلدية، مضيفاً إن عملية الربط تشمل نظم المعلومات الجغرافية GIS وترقيم جميع المخططات والأراضي في المناطق القديمة غير المخططة لإتمام عملية إصدار رخص البناء بطريقة منظمة .
وذكر أن إدارة مركز المعلومات والحاسب الآلي تقدم العديد من الخدمات الإلكترونية منها إنشاء الخدمات الإلكترونية لتيسير العمل على جميع المستفيدين من الخدمات البلدية وخدمات الموظفين وخدمات المواطنين والشركات والجهات الحكومية والقطاع الخاص وخدمات الموظفين، مشيراً إلى إنشاء 20خدمة إلكترونية للموظفين يستطيع من خلالها الموظف متابعة وضعه بالكامل داخل البلدية وتقديم طلبات الإجازات وطباعة تعريفة الراتب ومتابعة حالة الحضور والإنصراف الخاص به والحسميات في الراتب بالإضافة إلى باقي الخدمات التي من خلالها لا يكون الموظف بحاجة لمراجعة إدارة شؤون الموظفين .
وأكد إنشاء العديد من الخدمات لمساعدة المواطنين والمستثمرين على إنهاء الأعمال بسهولة ويسر وفي وقت قصير ومن ضمن هذه الخدمات، بالإضافة لتقديم خدمات رخص المحلات التي تتضمن طلب وإصدار رخص المحلات الجديدة والحركات على الرخص ( تجديد – نقل ملكية – إلغاء – ……..) وإصدار الشهادات الصحية التي تتضمن قيام صاحب المحل بتقديم طلبات الجديد والتجديد للشهادات الصحية وإدارة المعمالة الخاصة به بسهولة ويسر وبدون مراجعة البلدية، بالإضافة إلى الاستعلام عن المخالفات الصحية والفنية، فضلاً عن الاستعلام عن رخص البناء والهدم والترميم والتسوير وتقدم خدمات المقاولين للاستعلام عن رخص الحفريات وحالتها والاستعلام عن المخالفات، و خدمات المستثمرين لطلب أصدار رخص اللوحات الإعلانية والاستعلام عن السداد والمخالفات الاستثمارية والاستعلام عن الفرص الاستثمارية المتاحة، و الاستعلام عن المعاملات وتقديم البلاغات .
وأشار إلى أن نظام الأرشفة الإلكترونية يعتبر النظام المسؤول عن حفظ الوثائق والمستندات ببلدية محافظة القطيف والبلديات الفرعية التابعة لها إلكترونياً حيث يتم عمل مسح ضوئي للوثائق وحفظها على النظام مما يوفر فوائد كثيرة على الموظفين منها (حفظ المستندات من التلف أو الضياع – سرعة البحث والاستعلام عن كافة المعلومات – تأكيد الأمان والسرية للمستندات … الخ)، مؤكداً أن مركز المعلومات والحاسب الآلي يقوم بمتابعة أقسام بلدية القطيف والبلديات الفرعية للتأكد من إنتظام عملية أرشفة الوثائق و متابعة تأمين الماسحات الضوئية وتقديم الدعم الفني اللازم لأقسام البلدية وتدريب الموظفين على تحسين آداء وجودة العمل وإزالة العقبات.
واكد حفظ أكثر من (35000) وثيقة ومستند داخل النظام لمختلف أنواع الملفات الموجودة داخل البلديات من (رخص المحلات – رخص البناء – مخططات الأراضي – التعاميم – وملفات شئون الموظفين – والمخالفات الصحية – وجميع ملفات الإدارات) حيث أن النظام يخدم معظم الإدارات داخل بلدية القطيف وبالبلديات الفرعية التابعة لها ويوفر النظام السرية الكاملة للملفات بحيث لا يمكن الاطلاع على الملفات إلا من قبل الموظفين الذين لهم الصلاحية، مضيفاً أن المركز يقوم حالياً بتدريب معظم الموظفين العاملين على نظام الأرشفة وكذلك تدريب باقي الأقسام للعمل على النظام.
وقال أن المركز قام بعمل برنامج لربط نظام الإتصالات الإدارية المستخدم بداخل البلدية والبلديات الفرعية مع نظام الأرشفة الإلكترونية مما يوفر حفظ وسرية المعاملات وقد قام المركز بتوفير الماسحات الضوئية المطلوبة لعملية الربط وقد قمنا بتوزيعها على معظم الأقسام العاملة على نظام الاتصالات الإدارية وكذلك تدريب الموظفين على كيفية استخدام الماسحات الضوئية وكيفية حفظ الوثائق والمعاملات إلكترونياً ويقوم المركز بمتابعة الأقسام للتأكد من إنتظام عملية حفظ المعاملات الإلكترونية.
