خطا مجلس الإدارة في الآونة الأخيرة خطوات أحسبها ستترك أثرًا على الجمعية لسنوات طويلة قادمة. ومن مبدأ المشاركة مع الجمهور الكريم نقف وقفات سريعة عندها وعند أهميتها للجمعية وللمستفيدين والداعمين، ومن المؤكد أننا سنعلن عن تفاصيلها لاحقًا.
أولى هذه الخطوات هي اختيار برنامج إداري ومحاسبي جديد (ERP System). النظام الجديد مخصص للجمعيات الأهلية وتستعمله العشرات من الجمعيات في أنحاء الوطن وهو نظام متكامل يستوعب جميع العمليات المحاسبية والإدارية ويربط بينها في منصة واحدة ويشتمل على إدارات كثيرة تغطي جميع نشاطات الجمعية بما فيها المحاسبة والاستقبال والموارد البشرية والمشاريع وإدارة المستفيدين والتواصل الداخلي بين الإدارات ونظام الموافقات الإلكترونية المتسلسلة (Workflows)، كما يشمل نطاق العمل ربط الموقع الإلكتروني وتحديثه وفتح بوابة دفع إلكتروني تمكن المتبرعين من الدفع أونلاين.
تحتاج الجمعية وكوادرها والمتطوعون بضعة شهور للانتقال ونقل البيانات واستخدام جميع مرافق النظام وتعديلها ليناسب وضع الجمعية ولكن المؤمل أن يكون أثر هذه الخطوة عميقًا وإيجابيًا لدرجة كبيرة نتمنى أن تروا آثارها قريبًا.
الخطوة الثانية سأجملها بالقول: إنها القيام بخطوات تغيير في الهيكل الإداري للجمعية وهذه التغييرات تشمل استحداث لجنة استشارية تتكون من عدد من وجوه المجتمع التاروتي المتابعين لنشاطات الجمعية وذوي الخبرة لرفد مجلس الإدارة بالاستشارة الفنية والدعم الاجتماعي، وسيقوم المجلس بالطلب للجمعية العمومية القادمة بالموافقة عليها وتسجيلها ضمن اللجان الرسمية الدائمة بحسب اللائحة الأساسية.
وتشمل التغييرات أيضًا الموافقة على تعيين مدير تنفيذي للجمعية يكون هو رأس الإدارة التنفيذية والمطلع على أعبائها الإدارية اليومية. وتعيين مدير إداري للجمعية لم يعد اليوم خيارًا خاصة في ظل قوانين ومتطلبات الحوكمة المتبعة بل أصبح ضرورة لا محيد عنها. نرجو أن يتم تأييد قرار التعيين من لدن مقام وزارة العمل والتنمية الاجتماعية ليمكننا الإعلان عن ذلك للجمهور الكريم.
وشملت التغييرات أيضًا خطوة أخرى في الفصل بين الإدارة التنفيذية ومجلس الإدارة بصفته الجسم المشرف والمخطط (وليس المنفذ) وهذه الخطوة تتمثل في إنشاء لجنة مساعدات تتكفل بمراجعة جميع طلبات المساعدة وتقييمها والبت فيها. وسنقوم أيضًا بتقديم هذه التوصية للجمعية العمومية لتكون هذه اللجنة ضمن اللجان الدائمة في الهيكل الإداري للجمعية.
وتشمل التغييرات أيضًا تعيين مدير للتطوع. التطوع يحتل اليوم، وفي ظل تطلعات المملكة في رؤية 2030، مكانة عالية، وتترتب على مدى اهتمام الجمعية بالتطوع وإسهامها في رفع عدد المتطوعين آثار كبيرة تحدد درجة الجمعية في تقييم الحوكمة وفي قدرتها على حشد الدعم الحكومي لمشاريعها وبرامجها.
هذه الخطوات الإدارية تأتي متناسقة مع هياكل الإدارات في الجمعيات الأخرى وتأتي أيضًا ضمن توصيات لدراسات سابقة أبرزها ما قدمه معهد الإدارة بريادة الأخ الأستاذ عبد الله محمد حسين قبل عدة سنوات للإدارة السابقة وتتلاءم مع النظم الإدارية الحديثة وسيكون لها بمجموعها الأثر المرجو من رفع كفاءة الإدارة وتفريغ مجلس الإدارة للمزيد من التخطيط الإستراتيجي والإشراف العام والبحث عن سبل جديدة للتطوير والتوسع عوضًا عن الخوض في جزئيات الإدارة التنفيذية وتفاصيلها.
الأمين العام لمجلس إدارة خيرية تاروت
