تعرفت 86 مشرفة ومساعدة إدارية على آليات كتابة التقرير النهائي، ومعالجة الشكاوى، وإجراءات التحقق، بطريقة احترافية، وذلك خلال ورشة العمل التي قدمتها فاطمة بنت سالم الشمري، مشرفة المتابعة والقضايا التربوية في مكتب تعليم القطيف، يوم الأحد 15 جمادى الآخرة 1441هـ، في الثانوية الرابعة بالقطيف.
وتعد هذه هي المرة الأولى التي يتم فيها تطبيق مثل هذا البرنامج على مستوى مكتب تعليم القطيف، الذي يهدف إلى رفع كفاءة منسوبات المكتب في الناحية الفنية والإدارية فيما يخص إجراءات التحقق، وكيفية كتابة التقارير الخاصة بالشكاوى لتحقيق سلامة الإجراءات المقدمة للمستفيد والعمل بفنية متناهية لمواجهة الشكاوى الواردة والتعاون، والتكامل فيما بين مشرفات المكتب لنشر ثقافة الرقابة الذاتية، بما يضمن تحقيق بيئة مدرسية آمنة لجميع منسوبات المدرسة.
وأبدت المشرفات والإداريات اللاتي حضرن ورشة العمل تجاوبًا كبيرًا، كما عبّرن عن إعجابهن بما تلقينه من معلومات تزيد من دافعيتهن للتحقق من الشكاوى بكل سهولة ويسر.
وأوضحت ورشة العمل التي استمرت لمدة أربع ساعات؛ أن المقصود بإجراءات التحقق هو العمل على متابعة الشكوى وكيفية معالجتها في المدارس، وكتابة التقرير النهائي الذي يرفع إلى الرئيس المباشر ويوضح آلية معالجة الشكوى والنتائج والتوصيات، وذلك بهدف رفع كفاءة المشرفات في معالجة الشكاوى الواردة للمدارس، ورفع كفاءة المساعد الإداري في كيفية كتابة التقرير الخاص بمعالجة الشكوى.
يشار إلى أن الفرق بين ما كان متبعًا من قبل وبين آليات هذا البرنامج، تتمثل في توحيد آلية العمل فيما بين منسوبات المكتب بما يضمن التوصل إلى النتائج المطلوبة لعدم تكرار الشكوى.
ويعالج البرنامج بمفاهيمه الجديدة بعض أوجه القصور ومنها عدم معرفة منسوبات المكتب بآلية العمل على معالجة الشكوى، مما يؤدي إلى القصور في تقديم المطلوب وعدم التوصل إلى النتائج المطلوبة، وبالتالي طول زمن المدة المحددة للمعالجة وإبلاغ المستفيد والرفع للمسؤولين.
هذا، وسوف يتم تطبيق العمل بالبرنامج بشكل مستمر من قبل المشرفات، حيث تم العمل به مسبقًا من قبل مشرفة وحدة المتابعة في مكتب التعليم، كما سيتم متابعة منسوبات المكتب في مدى تطبيقهن للمطلوب وتقديم التغذية الراجعة لهن لضمان تحقيق بيئة مدرسية آمنة.
